•Muerto: Documento expirado.
•Vigente: Documento que aun está vigente y/o en uso.
•Archivo: Conjunto de documentos.
•Externa: Administración externa realiza las acciones de: Recepción de documentos, organización, clasificación y depuración de documentos, levantamiento de inventarios, control de movimientos de documentación, informes y monitoreo a través de software de control interno.
•Interna: Las principales funciones de este departmaneto son: Gestionar procesos transparentes y oportunos de las Compras y Contrataciones Públicas, gestionar los muebles e inmuebles a nivel nacional, administrar documentos emitidos y recibidos por las subsecretarias, administrar servicios de movilización interna.
•Correspondencia: Es el trato entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que las correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
•Gestión: Diligencias o conjunto de actividades que conducen al logro de un negocio o a la satisfacción de un deseo.
DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN DE ARCHIVOS:
1.-Por su organización:
-Archivos centrales.
-Archivos locales.
2.-Por sus asuntos:
-Archivos generales.
-Archivos parciales.
3.-Por la documentación que contienen:
-Archivos oficiales.
-Archivos especiales.
-Archivos particulares.
4.-Por su destino:
-Archivos públicos.
-Archivos privados.
-Archivos secretos.
5.-Por el método empleado en su manejo:
-Archivos directos.
-Archivos indirectos.
6.-Por la cantidad o calidad de documentos:
-Archivos cuantitativos.
-Archivos cualitativos.
7.-Por la asignatura empleada:
-Archivos numéricos.
-Archivos alfabéticos.
SISTEMAS DE ARCHIVO (CONJUNTO DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS PARA ALMACENAR LA INFORMACIÓN):
1.-Archivo alfabético: Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o nstitución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
2.-Archivo geográfico: Expedientes integrados con documentos clasificados según país, estado y ciudad.
3.-Archivo por asuntos: Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.
4.-Archivo cronológico: Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año, mes y día.
5.-Sistemas indrectos de archivos: Son aquellos que para su utilización requieren de un catálogo o registro; es decir, una relación de los documentos de acuerdo a su número o clave asignada.
6.-Archivo numérico: Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número de expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
7.-Derivados de un sistema numérico simple: Aquí se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.
8.-Numérico mixto: Es la combinación del sistema alfabético y el sistema numérico, es decir, que en este sistema se utlizan letras y números de manera que estén revueltos o separados por guiones.
9.-Dúplex numérico: Es el que divide los números en dos o más partes separadas por un guión, espacio o coma. El sistema dúplex se recomienda cuando hay que archivar grandes cantidades de documentos.
10.-Sistema unitérmino: Se crea una tarjeta para cada descriptor, poniendo el descriptor en letras mayúsculas en el espacio en blanco arriba de la tarjeta.
CONCEPTOS:
•Expediente: En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos; reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
•Control: Se refiere al sistema u oficina que se encarga de verificar que ocurra lo que debería ocurrir.
•Legajo: Conjunto de papeles atados.
•Costuras: Método por el cuál se unen dos o más telas al perforarlas y entrelazar un hilo através de ellas, normalmente con ayuda de una aguja.
•Expediente: En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos, reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
1.-Los documentos se ordenan por dos métodos:
a) Por rigoroso orden cronológico.
b) Por orden lógico de desarrollo.
Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse tambien dos medios: de adelante hacia atrás, o viceversa, de atrás hacia delante.
2.-El préstamo de documentos consiste en facilitar un expediente para su utilización fuera de las instalaciones de la unidad de archivo.
3.-Mundet nos dice que los documentos no se producen en el archivo, salvo los que han sido producidos como consecuencia de su gestión. Distingue dos tipos de ingreso de documentos: ordinarios y extraordinarios.
a) Ordinarios: En este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periocidad, en un plazo de tiempo determinado.
b) Extraordinarios: De forma ocasional, sin plazo determinado ni periocida alguna.
